Az előző cikkünkben, már bemutattunk három tippet, amivel megkönnyítheted a munkás hétköznapokat. Továbbá, hogy ha összeszedettebben szervezed a mindennapokat, és jobban átlátod a folyamatokat, akkor sok apró frusztráló tevékenységtől szabadulhatsz meg, és végül arról, hogy nem szabad félni az automatizálástól.
De most itt az ideje újabb három tanácsnak, amit ha betartasz, akkor sok felesleges stresszforrástól kímélheted meg magad és búcsút mondhatsz a hiábavaló időpazarlásnak.
Sokan mondják, hogy a pénz nem tesz boldoggá. Ezzel részben egyet lehet érteni és részben nem, de az biztos, hogy lényeges, hogy mire költöd a vagyonod. Márpedig ha időt veszel rajta, akkor biztosan boldoggá tesz. Ez a vállalkozásokra is igaz, hisz a plusz szabadidő árát néha meg kell fizetni.
Ha van olyan feladat vagy munkafolyamat, aminél megállapítható, hogy megéri kiszervezni, akkor érdemes elgondolkodni rajta. Azt, hogy valóban érdemes-e mást megbízni egy-egy teendővel, azt egész egyszerűen meg lehet állapítani. Szimplán csak ki kell kalkulálni, hogy a költsége annak, hogy felbérelsz mást, megéri-e azt az időt, amit felszabadít, illetve, hogy tud-e plusz bevételt termelni, azáltal, hogy te másra koncentrálhatsz. Ha ez pozitívra jön ki, akkor ne is habozz tovább.
Vegyünk egy példát, ha árajánlatok készítésével órákat töltesz el, de sok elutasítást kapsz, akkor jó lehet, ha megbízol valakit, aki jobban meg tudja szerkeszteni vagy valamivel jobban ért hozzá. Sőt, talán egy grafikusra is szükséged lesz, aki szép illusztrációkkal tudja érdekesebbé tenni a dokumentumodat. Előfordulhat, hogy a kiszervezés költsége túl magasnak tűnik, de lehet megéri, ha az ajánlatokkal jóval több ügyfelet szerezhetsz.
De ennél még költséghatékonyabb lehet, ha egy szoftvernek szervezed ki a munkát, nem más cégnek, vagy vállalkozónak. Például a Droposallal rengeteg időt spórolhatsz meg ugyanúgy, hisz csak pár kattintás egy ajánlat elkészítése. Ráadásul grafikus sem kell, hisz a program automatikusan generál egy nagyon ízléses, és a céged arculatához illő dokumentumot.
A legtöbb ember azonnal átlátja, hogy az lenne az okos lépés, ha kiszervezne néhány feladatot. De sokaknak derogál a segítség kérés, vagy akár azt is gondolják, hogy más úgy sem tudná olyan jól megcsinálni, mint saját maguk. Néha ez bizalom kérdése is lehet, vagy akár az alacsony büdzsé, nem csak a hiúságé, de tény, hogy egy jó cég vezetőnek észre kell vennie, hogy mikor kell átadnia egy-két stafétabotot a sokból.
Azt sem szabad elfelejteni, hogy ha van egy-két fájdalompont, amivel küzdesz, vagy a munkatársaid frusztráltak miatta, akkor valószínű ez a probléma sok más cégnél is felmerül. Így feltételezhetően léteznek olyan termékek, vagy számítógépes alkalmazások, amelyek kifejezetten ezekre a bosszúságokra kínálnak megoldást, úgyhogy érdemes nyitott szemmel járni.
Ha megszabadulsz a tényleges papírmunkától és átállsz arra, hogy minden fontos információt és dokumentumot számítógépen tárolj, sőt a legjobb ha a felhőben, akkor biztosan rengeteg stressztől kíméled meg magad és nagyon sok időt takaríthatsz meg.
Gondolj bele abba a szituációba, amikor valamilyen okból szükséged van egy iratra vagy szerződésre, azt szinte pillanatok alatt megtalálhatod és nem töltöd a nap felét azzal, hogy egy darab papírt keresel, ami még a múlt hónapban beesett a szekrény hátuljába és eltűnt.
Persze vannak olyan cégek, ahol elkerülhetetlen néhány adat papíron való tárolása, de ma már szinte mindent lehet kezelni a számítógépen, például a Google Drive-on. Legyenek azok számlák, szerződések, ajánlatok, már mindent lehet pdf-ként megőrizni és e-mailben vagy szoftveren keresztül elküldeni. A digitális aláírásnak köszönhetően, már azért sem kell semmit kinyomtatni, hogy azt hivatalosan szignózzuk.
Ez nemcsak megkönnyíti az életed, és időt is takarít meg, de megakadályozza, azt is, hogy fontos dokumentumok elvesszenek akár egy betörés miatt, vagy természeti katasztrófa esetén. Természetesen számítógépről is lehet adatot lopni, de megfelelő védelmi szoftverekkel ez könnyedén megelőzhető. És persze nagyobb csapás esetén a számítógép is tönkremehet, de ezért jó megoldás a felhő alapú tárolás, így bármilyen balszerencse esetén is megmaradnak a fontos fájlok.
Ha jelenleg nem használsz szoftvereket és különböző technológiákat, hogy időt takaríts meg vállalkozásodban, akkor egy hatalmas lehetőséget szalasztasz el. Rengeteg fáradságot spórolhatsz meg magadnak és a cégednek megfelelő technológia használatával, és akár több bevételt is termelhetsz vele, ha okosan alkalmazod őket, és jól választasz.
Ma már telepítendő számítógépes programok helyett érdemes az úgynevezett SaaS (software as a service – szoftver, mint szolgáltatás) megoldásokat keresni. Ezek általában nem igényelnek szakembert és különösebb képzettséget, és már szinte minden munkafolyamatra kínálnak könnyítő vagy leegyszerűsítő megoldást egészen jutányos havi díjért cserébe, ellentétben az elég borsos árú hagyományos programokkal szemben.
Az ár márpedig igenis fontos, mikor új alkalmazás bevezetését tervezed, mert hiába spórol meg neked időt, ha végül veszteséget termel, mert akkor ugyanúgy duplán kell majd dolgoznod, hogy visszahozd a pénzbeli lemaradást.
Az anyagi dolgokon felül a következő fontos szempont az integráció kérdése. Főleg, ha már van egy meglévő rendszered, akkor nagyon fontos, hogy olyan szoftvereket válassz kiegészítésül, amik kompatibilisek, különben még több munkát teremthetsz magadnak, és ezzel a kért hatás ellenkezőjét éred el. Hiszen ha két alkalmazás nem tud együttműködni, akkor nem tudod átvinni a fontos adatokat egyikből a másikba és mindig duplán kell dolgoznod. És ez minden, csak nem idő és pénz spórolás.
Ha árajánlat készítésről van szó, szerencsére a Droposal kompatibilis különböző rendszerekkel, sőt ha UNAS webáruházzal rendelkezel, akkor azzal is teljességgel kompatibilis.
Próbáld ki most kötelezettség mentesen!
