A fájl alapú rendszereket (mint például a Word-t) magában foglaló folyamatok, az e-mailezések vagy a fájlmegosztó alkalmazások használatai könnyen oda vezethetnek, hogy rossz kezekbe kerülnek a bizalmas adataid. Bármilyen külsős rossz akaró, vagy a céged egy csalódott dolgozója, esetleg egy egyszerű internetes bűnöző kiszivárogtathat olyan információkat, amitől vállalkozásod piaci versenyhátrányba kerül.

Gondolj csak bele, hogy mi történne, ha olyanok tudnák meg, hogy hogyan számolod ki az áraid, honnan szerzed be az alapanyagot, esetleg a terméket, vagy, hogy mekkora árréssel dolgozol, akik ezt könnyedén kihasználhatnák és ellened fordíthatnák. Akár az egész üzleted veszélybe kerülhetne.

Az ajánlatokban szereplő érzékeny infók megosztása teljes, átgondolt gyakorlatot kíván a szenzitív adatok biztonsága és integritása miatt. Ez a cikk azt mutatja be, hogy, hogyan lehet minimalizálni a kockázatot és maximalizálni a hatékonyságot egy biztonságos, felhőalapú ajánlatkészítő szoftverrel, amely különböző adatokat is tárol.

Ha egy csatolt fájlt rossz címre küldesz, egy elgépelés vagy figyelmetlenség miatt, vagy ha véletlenül illetéktelenek kapják meg a nem nekik címzett levelet, annak katasztrofális következményei lehetnek. Miután a fájl elhagyta a belső rendszer biztonságát, nagyon nehéz megszerezni vagy korlátozni az érzékeny információk kiszivárgását, vagy rossz kezekbe kerülését.

Még ha jó szándék is vezérli a fogadót, akkor sem lehetsz nyugodt, mert a dokumentumok olyan eszközre kerülhettek, ami egyáltalán nem biztonságos, különösen akkor, ha olyan mobileszközökről van szó, amelyek nem felelnek meg az infrastruktúrádban meghatározott IT biztonsági előírásoknak.

Azt is figyelembe kell venni, hogy ugyanannak a fájlnak sokféle változata is létezhet, esetleg különböző helyeken elmentve. Honnan tudod, hogy ki fért hozzá akár a cégen belül a különböző verziókhoz, és hova mentette el ezeket?

Az értékes adatok védelmének érdekében először is szabványosított munkafolyamatot kell létrehozni, ami egyszerűsíti és strukturálja a dokumentummal való munkát és az együttműködési folyamatot.

Hogyan lehet felügyelni, hogy ki, és milyen üzleti adatokhoz fér hozzá?

Különböző jogosultságokat kell rendelni minden csapattaghoz, és követni, a módosításokat, megjegyzéseket és szerkesztéseket.

Ha nem akarod, hogy árajánlataid szenzitív információi kikerüljenek a belső, bizalmas közegből, a Droposallal biztonságban tudhatod a céges adatokat.

Ahhoz, hogy dokumentumaid biztonságban legyenek, fontos, hogy azok ne egy, vagy több eszközön legyenek tárolva, hanem a felhőben, egy olyan helyen, ahol mindenki, akinek szükséges, az hozzáférhet, de illetéktelenek még véletlenül sem.

Ezzel azt lehet elérni, hogy a tartalom nemcsak azok számára hozzáférhető, akik a dokumentum létrehozásának különböző szakaszain fognak dolgozni, hanem a munkafolyamathoz szükséges összes közreműködő is, viszont csak egy adott árajánlat készítő szoftveren keresztül, ami abban segít, hogy kizárólag azok a felhasználók tudnak beleszerkeszteni, vagy egyáltalán ránézni, akiket felhatalmazol, és jogosultságot adsz nekik.

Egy ilyen szoftver tehát teret ad annak, hogy mindenki egy helyen dolgozzon csapatként egy-egy ajánlaton, de mégsem úgy, hogy a saját eszközén mentse el, esélyt adva arra, hogy továbbítsa azt, illetve csak azok láthatják ezeket a kényes információkat, akiket te engedélyeztél. Röviden teret ad, de ugyanakkor korlátoz is.

Ezenkívül az ajánlat minden verziójának előzményeit át tudod látni,, amely lehetővé teszi, hogy összehasonlíts egy meglévő változatot, bármelyik korábbi variációval, vagy akár visszavonhass minden módosítást. Ez biztosítja azt is, hogy senki se tudjon észrevétlenül átírni valamit.

Egy ajánlatkészítő szoftver akár építőipari cégeknek, szoftverfejlesztő vállalkozásoknak, akár kisebb helyi üzleteknek vagy webáruházaknak nyújt szolgáltatásokat, egyikük sem engedheti meg magának, hogy mások hozzáférjenek az adataikhoz, ezért magas szintű biztonságot igényelnek, és azt is, hogy ezek az információk mindig hozzáférhetőek legyenek a kompetens munkatársaknak.

Éppen ezért a Droposal szigorú biztonsági mentési és adatbázis tükrözési technikát használ, továbbá a szoftver AWS-en (Amazon Web Services) való futtatása a lehető legnagyobb védelmet garantálja a felhasználók számára, hisz biztosítja, hogy 99,99%-ban rendelkezésre áll, tehát a szerver szinte sosem áll le, így a Droposal nem hagy cserben. Ezáltal nem csak a vállalkozás belső hozzáférését tudod kontrollálni, mikor árajánlat készítésről és küldésről van szó, de azt is, hogy semmilyen külső behatoló se tudja ellopni az adataidat. Európai hacker támadások esetén is biztos lehetsz abban, hogy ez téged nem érint, hisz minden a legnagyobb szerveren fut az USA-ban. Sőt, még egy esetleges katasztrófa esetén sem kell tartanod a veszteségektől.

Ez lehetővé teszi, hogy az ajánlat minőségére összpontosíts, miközben az automatikus formázás és a rendezett, professzionális sablonok használatával a közzétett adatok nem csak lenyűgözőek, de értékesek is maradnak!

‍