Kezdjünk néhány ténnyel. Az értékesítők néha napokat töltenek azzal, hogy felkutassák az üzleti ajánlatokhoz szükséges információkat. Ezután több órát töltenek azzal, hogy manuálisan rögzítsék őket, kikeressék a céges rendszerekből a megfelelő dokumentumot, majd további órák mennek el a formázással. Az ajánlat elkészült, de még nincs vége a történetnek. Az utánkövetés is számos feladatot ró az értékesítőre, akinek – mindezt összegezve – napok mennek az életéből egy adott ajánlatra, ami még így sem biztosan lesz nyertes. Csoda, hogy utálnak ajánlatot írni?
Cikksorozatunk első két részében megnéztük, miért nem szeretsz ajánlatot írni, és tippeket adtunk arra, hogyan ismerd meg az ügyfeled költségvetését annak érdekében, hogy ne fuss felesleges köröket az ajánlatírással. Most pedig azt nézzük meg, hogyan teheted hatékonnyá és élvezetessé az ajánlatkészítési folyamat gyakorlati részét, azaz magát az ajánlatírást.
A pandémia még inkább felgyorsította azt a digitalizációs folyamatot, ami már évekkel korábban elindult a cégek életében. Azok a vezetők és döntéshozók, akik a technológia terén is csak előre tekintenek, kiemelt prioritással kezelik a sikeres projektmenedzsmentet elősegítő technológiákba történő befektetést, és megértik, hogy egy ajánlatkészítő eszköz használatának előnyei túlságosan nagyok ahhoz, hogy figyelmen kívül hagyják.
Az ajánlatok meghatározó eszközök az üzleti siker szempontjából. Ajánlat nélkül nincs értékesítés, értékesítés nélkül nincs bevétel. Mindazonáltal az ajánlatok létrehozása rendkívül időigényes feladat. Ha hagyományos eszközökkel készül az ajánlat, például Excelben vagy Wordben, gondot jelenthet az összes létrehozott ajánlat nyomonkövetése, a vállalati hálózaton való elérhetősége. Ráadásul Word vagy Excel esetében a különböző csapatok különböző dokumentumstílusokat használhatnak, amivel pedig súlyos károkat okozhatnak a cég imázsában.
A nagy számú ajánlatot és szerződést kezelő szervezetek ezért jobb, ha ajánlatkészítő szoftvert használnak a brand összhangja érdekében. A szoftver lehetővé teszi a csapatok együttműködését, a verziókezelési problémák csökkentését, sablonokat biztosít a hatékonyság érdekében, irányítópultja segíti az áttekinthetőséget, nyomonkövetést és riportálást. A fentieken túl pedig még számos tényezővel járul hozzá az ajánlatkészítési folyamat hatékonyságához.
Az ajánlatkészítő szoftver segít a teljes értékesítési folyamat nyomonkövetésében: a vezetők és minden érintett csapattag is átlátja az ügymenetet. Nincs több halogatás, és a legapróbb feladat sem csúszik ki át a repedéseken, így a csapatok jobban összpontosíthatnak magára az értékesítésre.
Egy ajánlatkészítő szoftver használatával létrehozott ajánlat következetes, hibamentes és naprakész. A sablonok és az árazási csomagok időt spórolnak neked – nem kell minden egyes alkalommal üres lappal indítanod, ez pedig jócskán lerövidíti egy-egy értékesítési ciklus időtartamát.
Azok az értékesítők, akik hagyományos eszközöket használnak, rengeteg időt vesztegetnek el a megfelelő sablon megtalálásával, és a kritikus információkhoz (például árlista) sem férnek mindig közvetlenül hozzá. Az ajánlatkészítő szoftver mindent egy helyen tárol: beépített, testreszabható sablonok széles választékát kínálja, és minden egyéb szükséges információ is tárolható benne.
A szoftver a dokumentumok kategorizálására és rendszerezésére is alkalmas. Ha az értékesítő egy sok évvel ezelőtti ajánlatra szeretne hivatkozni, gyorsan és egyszerűen megteheti azt, nem kell érte tűvé tennie az egész szervezetet.
Az ajánlatkészítő szoftver lehetőséget biztosít arra is, hogy olyan külső rendszerekkel integráld, amelyek már beépültek az értékesítési folyamatba. A szoftver valós időben tudja lekérni a legfrissebb ár- és termékinformációkat a webáruházadból, míg az ügyféladatokat a CRM eszközből hívja be. Ez gyorsabbá és egyszerűbbé teszi az ajánlat kidolgozásának folyamatát.
Saját fejlesztésű ajánlatkészítő szoftverünkkel, a Droposallal akár 10 perc alatt is létrehozhatsz ajánlatokat. Gazdag sablonkönyvtára és számos funkciója segítségével felgyorsíthatod és hatékonnyá teheted az értékesítési folyamatot – az egyik végponttól a másikig minden szakaszban támogatja az értékesítést. Regisztrálj webinárunkra, ahol részletesen megismerkedhetsz a Droposal működésével, vagy próbáld ki ingyenesen! Kattints a linkre, és 14 napig használhatod a szoftvert díjmentesen, kötelezettségek nélkül.
Cikksorozatunk negyedik, záró részében ahhoz adunk tanácsokat, hogyan zárd le az ajánlataidat.
