A jól és világosan megírt ajánlat bizalmat épít. Azt mutatja, hogy nincs titkolnivalód, nincsenek rejtett díjaid, amelyek homályos megfogalmazásokban és megfejthetetlen kifejezésekben lapulnak. Ugyanakkor a rossz ajánlat esetében az ügyfelek több időt töltenek azzal, hogy megpróbálják kitalálni, mit akarsz mondani, ahelyett, hogy a kínált megoldásod alapján értékelnék az ajánlatodat. Ez pedig az utolsó dolog, amit el szeretnél érni.
A tapasztalatlan ajánlatkészítők gyakran esnek abba a hibába, hogy olyan szavakat, kifejezéseket használnak, amelyeket inkább kerülniük kellene, mert alááshatja az integritásukat. Annak érdekében, hogy te ne ess ebbe a hibába, összeállítottunk egy listát az elkerülendő szavakról és a helyettük használandó alternatívákról. Listánk természetesen nem teljes körű, és az is előfordulhat, hogy vannak olyan kivételes esetek, amikor megengedhető ezeknek a kifejezéseknek a használata. Az alábbi felsorolást tehát inkább tekintsd útmutatónak.
Azaz a mankónak használt kifejezések
Amikor az árajánlat készítője nem tud mit mondani, gyakran mankó kifejezésekkel próbálja azt éreztetni, hogy pontosan tudja, miről ír. Például ha azt írja, hogy “megértjük a követelményeket”, azzal az égvilágon semmilyen megértést nem mutat be, csupán mankóként használja a megértés szót. Ehelyett sokkal erőteljesebb hatással lehet az olvasóra, ha a szerző bemutatja a követelmények megértését azáltal, hogy leírja, az ajánlat hogyan felel meg nekik.
Azaz a dicsekvő mondatok
A túlzott dicsekvés miatt az ajánlattevő elveszítheti hitelességét. Tudjuk, hogy minden 10 fős cég “világszínvonalú szolgáltatást nyújt”, “egyedülálló képesítéssel rendelkezik”, a legmodernebb eszközöket és technológiákat használja”, valamint “thought leader a saját piacán”, de ennek ellenére még egyetlen ajánlatértékelő sem vette ezt figyelembe a döntés során. Húzz ki minden nagyzolást és öntömjénezést az ajánlatból, és inkább összpontosíts arra, hogy mit fogsz tenni az ügyfél érdekében.
Azaz a homályos, haszontalan kifejezések
Soha senkit nem mozgattak még meg azok a kifejezések, hogy “örömünkre szolgál, hogy ajánlatot tehetünk Önnek”, “lelkesek vagyunk a munka elvégzésére”, “elkötelezettek vagyunk a csúcsminőség mellett”, vagy “ügyfeleinket helyezzük az első helyre”. Ezek csak haszontalan kifejezések, jobban jársz, ha kiveszed ezeket az ajánlatból, és helyette megírod, hogyan fogod végezni a munkád.
Azaz a gyenge, félénk kifejezések
“Úgy gondoljuk/érezzük”, “arra törekszünk”, “próbálkozunk”, “szándékunkban áll” stb. Ezek mind olyan kifejezések, amelyek arra utalnak, hogy az ajánlattevő részéről elfogadható, ha a teljesítés valamiért nem sikerül. Inkább írd le bátran, mit szándékozol tenni.
Azaz a felesleges szavak
Az ajánlatokban a tömör és tiszta megfogalmazás kötelező. A “tényleges tapasztalat” valójában ugyanazt jelenti, mint a tapasztalat, a “vélemények konszenzusa” pedig ugyanazt, mint a konszenzus, tehát érdemes minden olyan felesleges jelzőt kihúzni, ami hozzáadott értéket nem jelent, cserébe kacifántossá teszi a szöveget.
Azaz a szleng
Beszélgetés közben simán elférnek a vicces kifejezések, egy írott ajánlatban azonban nagyon furcsán mutatnak. Bármilyen baráti is egy munkakapcsolat, az ajánlatokat mindig érdemes formálisan elkészíteni, mivel később akár a szerződés részét is képezhetik.
Azaz a klisék
A klisék agyonhasznált kifejezések, amelyek az égvilágon semmit nem adnak hozzá az ajánlatodhoz, leginkább csak közhelyesnek tűnsz tőlük.
Azaz a negatív kifejezések
Bármilyen negatív kifejezést is használsz az ajánlatodban (például “nem”, “sehogy”, “soha” stb.), próbáld meg átfordítani pozitívba. Például ahelyett, hogy “nem tudjuk X-et megcsinálni anélkül, hogy Y kész”, írd azt, hogy “X-et azt követően csináljuk meg, hogy Y kész”.
A szöveget nem írja meg helyetted, de minden mást – amitől jók lesznek az ajánlataid és hatékonyabbak a kapcsolódó folyamataid – ajánlatkészítő szoftverünk, a Droposal biztosít számodra. Regisztrálj webinárunkra, ahol részletesen megismerkedhetsz a Droposal működésével, vagy próbáld ki ingyenesen! Kattints a linkre, és 14 napig használhatod a szoftvert díjmentesen, kötelezettségek nélkül.
