Semmi sem szólítja meg jobban az ügyfelet, mint egy jól megírt üzleti ajánlat. De hogyan írj úgy ajánlatot, hogy minden potenciális ügyfelet megnyerj?

Egy árajánlat felépítését egy ház építéséhez tudnánk hasonlítani. Egy építkezés során vannak olyan elemek – például alapozás, falak és tető –, amelyekre mindig szükség van, és vannak azok az elemek, amelyek a háztulajdonos preferenciái szerint változnak. Ugyanígy egy árajánlat esetén is megvannak azok a tartalmi elemek, amelyek állandóak, és vannak azok az összetevők, amelyek iparág, méret és sok más tényező függvényében változnak.

Az állandó elemekre tehát ezentúl gondolj úgy, mint tetőre, falra és alapra:

• Céginformációk: bemutatkozás, háttér, képességek, valamint minden olyan információ, ami megmutatja, miért vagy alkalmasabb a többieknél.
• A probléma ismertetése: bizonyíték arra, hogy meghallgattad és utánanéztél az ügyfél igényeinek, így életképes megoldást tudsz nyújtani számára.
• Árképzés és módszertan: annak bemutatása, hogyan fogod megoldani az ügyfél problémáját, és mennyibe fog ez kerülni.

Most pedig nézzük meg, melyik az a nyolc tartalmilag állandó és változó tartalmi elem, aminek minden árajánlatban helyet kell kapnia.

#1 Címoldal

Az ajánlat első oldala olyan alapvető információkat tartalmaz, mint a vállalat neve és elérhetőségei, a cég logója, az ügyfél neve és elérhetőségei, a dátum és a cím.

Ez a legelső dolog, amelyet a leendő ügyfél meglát, amikor megnyitja az ajánlatot – az első benyomás, aminek erősnek és jónak kell lennie. Tanulmányok kimutatták, hogy mindössze 50 milliszekundum áll rendelkezésre ahhoz, hogy egy vizuális tartalom jó benyomást keltsen.

Az ajánlat többi részével ellentétben a címoldal egy olyan hely, ahol a vizuális tartalomnak a leginkább helye van, de nem szabad túlzásba esni – egy letisztult, minimalista dizájn is lehet olyan erős hatással, mint egy bonyolultabb grafika.

#2 Bevezető

Ugye sosem lépnél oda egy potenciális ügyfélhez, és vágnál bele a projekt sajátosságainak ecsetelésébe bemutatkozás nélkül? Ugyanígy egy árajánlatban is szükséges a bevezető.

A bevezetőnek tartalmaznia kell, hogy miért keresed fel az ügyfelet ajánlatoddal, némi háttérinformációt a cégedről, és egy rövid áttekintést arról, hogy miért te vagy a legalkalmasabb a feladatra. Legyen barátságos, és ösztönözd az olvasót arra, hogy forduljon hozzád, bármilyen kérdése is merül fel. Zárd le köszönettel és aláírással. Ha érdekesebbé akarod tenni, nyugodtan használj képet is.

#3 Tartalomjegyzék

Hacsak nem nagyon rövid az ajánlatod, mellékelj tartalomjegyzéket, amely felvázolja a dokumentum felépítését. A tartalomjegyzék azért fontos, mert előrevetíti az olvasó számára, hogy mit várhat az ajánlatban. A legtöbb ajánlatot általában többen is elolvassák, sokszor nem időrendben, a különbözö szinteken álló döntéshozók pedig az ajánlat más-más részeire lehetnek kíváncsiak. Ne veszíts el üzletet csak azért, mert valaki nem találta meg azt, amit keresett!

#4 Vezetői összefoglaló

Az összefoglaló magas szintű áttekintést nyújt az ajánlat további tartalmáról, de nem arra szolgál, hogy itt már minden fontos részletet elmagyarázz!

Minden ajánlatkérés lényegében problémamegállapítás. Az ügyfelnek problémája van, amelyet meg kell oldania, és ehhez segítségre van szüksége. Az összefoglalóban azt mutasd meg, hogy mélységeiben érted ezt a problémát, és megvan rá a megoldásod, de hagyd, hogy az ajánlat többi része magyarázza el a részleteket.

#5 A megoldás

A megoldás szakasz általános áttekintést ad a potenciális ügyfelek számára kidolgozott egyedi megoldásodról. Ez az a rész, aminek minden ajánlatban egyedinek kell lennie.

Vidd végig az ügyfelet a folyamaton, hogy tudja, mit vállal, amikor téged alkalmaz. Írd le pontosan, hogy mikor milyen teljesítésre számíthat, és ezt lehetőleg tedd táblázatba, ami vizuálisan is vonzóvá teszi az ajánlatnak ezt a részét. A fő stratégiai pontokat bontsd ki minél részletesebben, és írd le, hogyan fogod végrehajtani az adott stratégiát.

Egy ajánlat optimális hossza 6-8 oldal hosszú, és bár a megoldás szakasznak átfogónak kell lennie, ne ess abba a hibába, hogy túlságosan belemerülsz az apró részletekbe, amelyeket később is lehet majd tisztázni. Ebben a szakaszban koncentrálj a stratégiára, tervekre és a konkrétumok kiemelésére. Akár szakaszokra is bonthatod, mint

1. célok,
2. stratégia és
3. végrehajtás,

hogy emészthetőbb legyen. Persze más kombinációkat is kipróbálhatsz a megoldástól függően.

#6 Árazás

Ez az a rész, ahol az egyértelműség és az átláthatóság a legfontosabb. Konkrétan tüntesd fel az egyes termékedet vagy szolgáltatásodat, és párosítsd a lehető legpontosabb részletes árinformációval. Az átláthatóság kritikus ebben a szakaszban. A potenciális ügyfelek tudni akarják, hogyan és mire számítasz fel díjakat, valamint hogy mikor kell fizetniük. Továbbá, pontosítsd, hogy mit tartalmaz egy tétel, a vásárlóid is pontosan szeretnék tudni, hogy mi alapján jön ki a végösszeg.

Tipp: Hogyan árazz be egy ajánlatot?

#7 Cégbemutató

A kísérő levélben már tettél egy rövid bemutatkozást, itt viszont igazán megmutathatod, mi teszi a céged egyedivé. Akár személyessé is teheted azáltal, hogy bemutatod a csapatod tagjait fényképpel és rövid életrajzzal, főleg azokat, akik a projekten fognak dolgozni. Ne feledd, akár B2C, akár B2B iparágban mozogsz, emberek vásárolnak emberektől, úgyhogy mutasd be a csapatod!

#8 Következő lépések

Ma már az nem elég, ha csak megoldod az ügyfeled problémáját. Ha maradandó ügyfélélményt szeretnél neki biztosítani, biztosíts számára utógondozást is azaz “after caret”. Az ajánlatodban mindenképpen vázold fel a potenciális partnerednek, hogy a kivitelezés után, milyen lépések vannak még hátra, hogy lássa az egész képet. Ezzel biztosíthatod feléd a bizalmát és hogy téged válasszon. Lássa, hogy pénztártól való távozás után is kapcsolatban maradtok, számíthat rád és elérhető vagy.

#9 Ajánlások, referenciák

Egy értékesítési ajánlat nem teljes, ha nincsenek információk a korábbi sikerekről, díjakról vagy a jól elvégzett munkáról. Ezek lehetnek ügyfélajánlások, ügyfél referenciák vagy rövid esettanulmányok, de akár a társadalmi felelősségvállalás is jó színben tüntetheti fel a cégedet. Ezen a ponton tudod igazán lenyűgözni a partnered, ne felejts el képeket, videókat belinkelni a digitális ajánlatodba!

#10 Szövegírás tippek

Ahogy fentebb is láthatod, a jó ár és a szép dizájn még nem fogja megnyerni az ügyfelet, muszáj értened egy kicsit a szövegíráshoz is, ami viszont rengeteg gyakorlással jár. Addig is, amíg profi nem leszel benne, van 5 gyors tippünk, melyekkel jelentősen javíthatod tartalmaid minőségét:  

1. Legyél vizuális! Használj listákat, felsorolásokat, kiemeléseket, infografikákat, diagramokat stb. A Céginformáció részben helyezz el képeket a csapattagokról, a Referenciák részben pedig jelenítsd meg a korábbi munkákról készült fotókat.
2. Használj adatokat! Érzed a különbséget a két mondat között: „Ügyfeleink szeretnek minket!” és “Több mint 700 vállalatnak segítettünk eddig 35%-kal növelni eladásaikat!” Melyik hangzik jobban? Melyik vonzóbb? A számok hitelesebbé tesznek, és jobban felkeltik az érdeklődést.
3. Lépj át a digitális korba! Senki sem szeret elavult ajánlatot kapni. Készíts interaktív digitális ajánlatot Droposalban! Ezzel látja a partnered, hogy nem ragadtál le a word-pdf- excel őskorában, hanem fejlődő vállalkozásként tartod a lépést a legújabb technologiákkal! Azonnal értesítést kapsz ahogy megnyitotta az ajánlatodat, pontosan láthatod mikor és mennyi ideig nézte meg, és még egy katintással el is tudja fogadnia azt!
4. Olvasd el újra és újra! Ha ajánlatod tele van helyesírási hibákkal és elírásokkal, vagy csak szimplán hanyag hatást kelt, nem valószínű, hogy téged választanak.
5. Legyél hatékony! Egy testreszabott, professzionális üzleti ajánlat elkészítése órákig tarthat, nem számítva a kutatást, konzultációt és az előkészítést – de a siker még így sem garantált. A folyamat felgyorsítása érdekében automatizáldajánlatkészítésed. Első lépésként használj sablonokat, amik órákban mérhető időmegtakarítást jelentenek.

Tipp: Napokat töltesz egy jó ajánlat elkészítésével? Van megoldás, amivel időt spórolhatsz magadnak

Úgy érzed, készen állsz arra, hogy megírj egy nyerő ajánlatot, de nem tudod, hol kezdj bele? Ajánlatkészítő szoftverünkben, a Droposalban számos designos és professzionális árajánlatsablon közül válogathatsz, amelyek felgyorsítják az értékesítési folyamatod. Regisztrálj webinárunkra, ahol részletesen megismerkedhetsz a Droposal működésével, vagy próbáld ki ingyenesen! Kattints a linkre, és 7 napig használhatod a szoftvert díjmentesen, kötelezettségek nélkül.

‍