Miért ne használj Excelt ajánlatkészítésre? (1.rész)

Okok, amiért nem ez a megfelelő céged számára

A Microsoft Excel egy népszerű táblázatkezelő program, amely számos intelligens funkcióval és egyéb remek tulajdonsággal bír. Számtalan vállalat még mindig az Excelre támaszkodik nem csak ajánlatkészítésben, de különböző egyéb feladatokban, az ütemterv időbeosztásától kezdve, a készletkezelésen át az adatelemzésig, hisz rengeteg testreszabási lehetőséget kínál. Vitathatatlan, hogy ez a szoftver az egyik legsokoldalúbb és leghasznosabb üzleti eszköz, ami emellett könnyen elérhető, egyszerűen használható, és költséghatékony megoldást is nyújt különböző cégeknek, de hiányoznak belőle a korszerű megoldások, így nem biztos, hogy ez a legjobb megoldás minden vállalkozás számára, különösen ha azok sok adatot kezelnek. Így fel kell tenni a kérdést:

Valóban az Excel a legjobb megoldás a cég számára, amely időt, pénzt és fáradságot takarít meg?

Nos, mint ahogyan fentebb is említettük, az Excel valóban egy jó eszköz, de nagyon sok vállalkozás számára egyszerűen már nem elég, mert idejét múlt, lassú és rengeteg potenciális üzlettől eshet el miatta egy vállalat. A versenyképesség megőrzéséhez olyan megoldásra van szükség, amely megfelel a mai trendeknek, jobb kontrollt biztosít az adatok és az azokon alapuló kritikus üzleti folyamatok és döntések felett.

Miért nem elég jó az Excel ajánlatkészítésre?
1# Manuális adatkezelés és emberi tényező

Az Excellel való ajánlat készítésénél rengeteg adatot kell manuálisan rögzíteni, ezzel automatikusan sok hibalehetőséget előidézve. Legyünk őszinték, az emberi hibák becsúszhatnak minden olyan rendszerbe, amelyet a felhasználók manuálisan használnak, de az Excel különösen érzékeny az emberi hibákra és a hibaelhárítási folyamata is meglehetősen nehéz. Ez annak is köszönhető, hogy az adatokat különböző képletekkel és egyéb funkciókkal lehet kezelni és kinyerni, amiknél szintén elég könnyű hibát véteni. Akármennyire is “Excel mester” valaki, ha egy képletet véletlenül hibásan futtat, akkor rossz adatok kerülnek felhasználásra. És itt nem hatalmas bakikra kell gondolni, elég egy rossz helyre rakott vessző. 

Ez a nagy fokú manuális működés nem csak a hibázási lehetőségeket rejti magában, de rendkívül sok időt vesz igénybe ezek kijavítása is, illetve az a tény is, hogy sokszor újra és újra be kell vinni a táblázatba ugyanazokat az információkat. 

Például, ha valaki az összes ajánlatát Excelben írja, akkor valószínűleg manuálisan kell létrehoznia az értékesítési megrendeléseket ezekből az árajánlatokról egy külön táblázatban vagy rendszerben. Ez egyáltalán nem hatékony és rengeteg időt felemészt, amit hasznosabban lehetne eltölteni.

#2 Több munkalap kezelése egyszerre

Azon felül, hogy megrendeléskor újra be kell vinni adatokat egy új munkalapra vagy táblázatba nem csak plusz munkát szül, de hihetetlen mennyiségű és nagyságú lapot kell így kezelni. Ez azt fogja eredményezni, hogy az Excel rendkívül lassan fut, mert nagy adathalmazokat kezel, különösen, ha az összes adat egyetlen fájlban van. Annak is van hátránya, ha több különböző munkalapon dolgozunk egy munkafüzeten belül, mert könnyen elveszíthetünk egy értékes lapot, de az adatok egy oldalra való összevonása is nehézségeket okozhat és átláthatatlanságot eredményezhet.

Fokozottan ügyelni kell arra, hogy a létrehozott, végleges verzió bemutatható, könnyen felfogható legyen és teljes mértékben megőrizze az adatok integritását, hisz az Excel lapok lehetővé teszik a felhasználó számára, hogy személyre szabott táblázatokat készítsen, amelyeket a legtöbb esetben mások számára nem könnyű elsőre értelmezni. Ha a felhasználónak át kell dolgoznia a már korábban, mások által létrehozott táblázatot, a szakértői szintű ismeretek hiánya miatt kudarcot vallhat, és a nulláról kell újrakezdeni a saját munkáját.

Ez azt eredményezi sokszor, hogy a cég egy vagy két olyan emberre támaszkodik teljes mértékben, akik létrehozták azokat a bizonyos táblákat, és nem is tud más nagyon hozzányúlni, hisz akkor összeeshet az egész és rengeteg adat és fontos információ mehet a süllyesztőbe. Arról ne is beszéljünk, ha ez a személy elhagyja a céget, vagy akár néhány hétre nyaralni megy, akkor minden folyamat lelassulhat vagy akár teljesen elakadhat. 

#3 Nehéz együttműködés és könnyű adatváltoztatás

Ha úgy adódna, hogy a vállalkozásnál mindenki tudja használni szoftvert és értik is a vállalati Excel dokumentumokat, a program akkor is megnehezíti  az együttműködést a különböző munkatársak vagy osztályok között. Habár már elérhető az Excel mobil változata, sőt a felhőalapú változat is, de még ezek sem mindig támogatják az együttműködést és a távmunkát, ami most sokkal fontosabb, mint valaha.

Hiába lehet ezekkel a változatokkal többen egyszerre dolgozni egy táblázaton, nehéz a változások ellenőrzése és a pontosság fenntartása, amikor több munkavállaló megpróbálja egyszerre elérni és módosítani az Excel dokumentumot. Hisz nagy gondot okozhat az is, hogy nem lehetünk biztosak abban, hogy milyen változtatásokat hajtottak végre az adatlapon. Ráadásul az Excel értékeket és képleteket is igen könnyű megváltoztatni. A jogosultság ellenőrzés hiánya miatt észrevehetetlen módosításokat tudnak a munkavállalók kivitelezni és ezzel rendkívül nagy veszteséget okozhatnak a vállalkozásnak. 

#4 Kompatibilitási problémák és nehéz átláthatóság

Az Excel nem csak a munkatársak együttműködését nehezíti meg, de a szoftver maga sem képes integrálódni a rendszerekkel, ezzel megnehezíti a felhasználók számára az árajánlatok hatékonyságának felmérését, azok követését, és az átlátható nyilvántartás fenntartását. 

Felhasználói felülete közel sem olyan felhasználóbarát, és nem teszi lehetővé, hogy az értékesítő gyorsan hozzáférjen a potenciális vagy már meglévő ügyfelek információihoz, hisz az Excel túl sok keresést és görgetést igényel felfelé vagy lefelé, illetve egyik lapról a másikra, vagy pedig bonyolultabb képletek futtatásához kell folyamodni, egyetlen adat kinyeréséért. 

#5 Adatelemzési nehézségek

Meglévő és beáramló céges információk megértése fontos a vállalat naprakészen tartásához, de az Excel nem mutat mindig valós idejű integrált adatokat, és nem képes egyszerűen riportokat készíteni a manuális folyamatoknak köszönhetően.
Ezáltal a cég lemaradhat a versenytársakhoz képest, mert még egy profi értékesítővel is előfordulhat, hogy átsiklik a szeme egy-egy adaton, vagy nem megfelelő riportot készít, mert rossz képletet ír be.

Összefoglaló

A fentiekből egyértelművé válhat, hogy az Excel használata sok nehézséget okozhat, mikor árajánlat készítésről és annak utánakövetéséről van szó. Szerencsére több alternatíva is létezik már, nem csak a drága CRM-ek és ERP-k. Ezekről és előnyeikről bővebben írunk majd a cikk következő részében, de addig is próbáld ki teljesen ingyen az egyik ilyen alternatívát, a Droposalt.

Ne maradj le a legújabb cikkeinkről

Küldetésünk a tudásmegosztás, ezért elküldjük időnként a legfrissebb cikkeinket. Megéri feliratkoznod!

További cikkeink

Regisztráció bemutatóra

Töltsd ki az alábbi adatokat, hogy felvehessük veled a kapcsolatot, hogy körbevezethessünk